デジタル技術で、専門家の判断を支える。
LEGAL合同会社（以下「当社」といいます。）は、保険代理店を中心とした金融関連事業者に対し、外部監査、顧問業務、コンプライアンス支援および教育研修等の専門サービスを提供しています。
保険代理店を取り巻く環境は、法令・監督指針等の改正、業務品質に対する社会的要請の高まりに加え、デジタル技術の進展、クラウドサービスの普及、働き方や顧客とのコミュニケーション手段の変化などにより、継続的に変化しています。
当社は、こうした環境変化に適切に対応し、保険代理店の所在地や規模に左右されることなく、全国の保険代理店に対して質の高い外部監査・コンプライアンス支援を継続的に提供するため、データおよびデジタル技術を業務基盤として積極的に活用しています。
当社にとってDXとは、デジタル化そのものを目的とするものではありません。 外部監査の実効性、専門サービスの品質、顧客利便性、情報セキュリティおよび事業継続性を高めるとともに、専門家がより重要な判断・検証に集中できる業務環境を構築することを目的として、当社の事業特性に即したDXを推進します。
1．DXに関する経営ビジョン
地域に左右されない、質の高い専門サービスの提供へ
当社は、データおよびデジタル技術を活用することにより、外部監査、顧問業務その他の専門サービスについて、地理的な制約を受けることなく全国へ提供できる業務体制を構築するとともに、業務の効率化、標準化および品質向上を継続的に図ります。
外部監査においては、監査資料の収集、事前調査、情報整理・分析、監査実査、監査結果の評価、監査報告書の作成・提出、必要に応じたフォロー監査に至るまで、一連の監査プロセスにデジタル技術を活用しています。
また、顧問業務およびコンプライアンス支援においても、Web会議、ビジネスチャット、Webサイト上のチャットボットその他のデジタル手段を活用し、全国の顧問先およびお客さまに対して継続的かつ迅速な専門サービス・情報提供を行います。
2．DX推進に向けた4つの基本戦略
DX・高度化
監査資料の収集から事前調査、実査、分析・評価、報告、必要に応じたフォロー監査までの監査プロセスにデータとデジタル技術を活用します。
支援のDX
Web会議、ビジネスチャット、チャットボット等を活用し、全国の顧問先やお客さまへ継続的かつ迅速な専門サービス・情報提供を行います。
プロセスのDX
電子契約、クラウド型業務管理、タスク管理、AI自動応答等を活用し、専門業務へ人的資源を集中します。
デジタル業務基盤
クラウド、情報セキュリティ、事業継続を一体的に整備し、安全かつ安定した事業運営を行います。
3．外部監査業務のDX・高度化
監査準備から結果報告まで、一連のプロセスをデジタルで支える
当社は、外部監査に必要となる事前提出資料について、往査監査・リモート監査の別を問わず、被監査保険代理店ごとにクラウドストレージ上の専用環境を設けるなどして、すべて電子データで提出・受領する運用としています。
保険代理店概要調査、保険募集人に関する調査、組織診断その他Webフォームを利用する事前調査についても、すべてWebフォームにより回答を受領し、回答内容をデジタルデータとして集計・分析したうえで、事前監査および実査に活用しています。
これにより、単に監査準備を効率化するだけではなく、提出資料や調査結果から確認すべき事項、潜在的な課題その他の情報を事前に整理し、限られた監査時間をより重要な確認・検証に充てることで、監査の実効性向上を図っています。
外部監査の実査については、被監査保険代理店の所在地、業務体制その他の事情を踏まえ、往査またはWeb会議システムを活用したリモート方式により実施しています。
クラウド環境を利用し、外部監査に必要となる事前提出資料を電子データで受領します。
Webフォームを活用し、代理店概要、募集人、組織診断その他の調査データを収集します。
提出資料および調査データを整理・分析し、実査で確認すべき事項や潜在的な課題を抽出します。
被監査保険代理店の状況等に応じ、往査またはZoom等を活用したリモート方式により監査を実施します。
担当監査士が専門的な評価・判定を行い、AIによる補助的な分析・検証も活用して整合性を確認します。
監査結果を監査報告書としてデジタル環境で作成し、最終的にPDFデータで提出します。
監査実施後は、担当監査士が専門的な知見に基づき監査結果を分析し、評価・判定を行います。さらに、監査報告書の品質および評価基準の整合性を確保するため、AIを補助的に活用した分析・検証を行っています。
AIによる分析結果をそのまま監査判断とするのではなく、最終的な評価・判定は監査士が行います。専門家による判断とデジタル技術を組み合わせることで、監査品質の標準化および向上を図っています。
Zoom等を利用したリモート方式により、外部監査で確認された課題・改善事項について、その後の改善状況を確認・評価します。
確認・評価した改善状況をフォロー監査結果報告書としてまとめ、デジタルデータで被監査保険代理店へ提出します。
4．顧問業務・コンプライアンス支援のDX
全国の保険代理店へ、距離に左右されない継続支援
当社は、全国の顧問先保険代理店に対し、電子メール、ビジネスチャット、Web会議システム等を活用して、コンプライアンスに関する相談受付・回答、定期面談、社内規程・管理帳票等の提供および教育研修を行っています。
定期面談やコンプライアンス研修についてもWeb会議システムを活用することで、顧問先の所在地にかかわらず継続的な専門サービスを提供しています。また、必要な資料・帳票等についてもデジタルデータで提供し、相談対応の迅速性と顧客利便性の向上を図っています。
デジタル支援体制
Zoom、Microsoft Teams、LINE WORKS、電子メール等を業務の目的に応じて活用し、地理的な制約を受けない専門支援を行っています。
自動問い合わせ対応 DIGITAL CUSTOMER CONTACT
ChatPlusによる顧客接点のDX
当社Webサイトにはチャットボット「ChatPlus」を設置し、24時間、お客さまからのお問い合わせ受付や、よくある質問への自動回答を行うことができる環境を整備しています。
また、営業時間内は必要に応じて有人オペレーターによる直接対応へ切り替えることで、自動応答の利便性と、人によるきめ細かな対応を組み合わせた顧客コミュニケーションを行っています。
5．社内業務プロセスのDX
当社は、外部監査契約、顧問業務サービス契約その他当社が締結する契約について、すべて電子契約サービスを利用して締結しており、紙による契約書は使用していません。
スケジュール管理、業務管理、勤怠管理およびタスク管理についてもクラウド型サービスを活用しています。また、代表電話にはAIを活用した自動応答システムによる一次受付を導入しています。
これらのデジタル化・効率化により、限られた人的資源を外部監査、法令・監督指針等の調査・分析、コンプライアンス相談、社内規程整備その他の専門性を必要とする業務に重点的に配分し、専門サービスの品質向上につなげます。
6．当社を支えるデジタル業務基盤
当社は、特定のシステムを導入すること自体を目的とせず、それぞれの業務の目的、利便性、安全性および事業継続性を踏まえて必要なデジタルサービスを選定・活用しています。
| 重要情報・顧客情報・監査資料管理 | Box OneDrive Google Drive |
|---|---|
| 外部監査の事前資料提出 | Box等のクラウド環境 |
| 事前調査・データ収集 | Googleフォーム |
| リモート監査・定期面談・研修 | Zoom Microsoft Teams |
| 顧問先との相談・情報共有 | LINE WORKS・電子メール |
| Webサイトからの問い合わせ対応 | ChatPlus（チャットボット・有人チャット） |
| 電子メール基盤 | Microsoft 365 |
| 契約締結 | GMOサイン SMBCクラウドサイン |
| スケジュール・業務・勤怠管理 | サイボウズOffice |
| タスク管理 | Microsoft 365 |
| 電話一次受付 | AI自動応答システム |
| 端末セキュリティ | ESET |
| Webサイトの不正送信対策 | reCAPTCHA |
当社は、DX戦略の実行に必要となるIT・デジタル環境について、業務上の有効性、安全性および事業継続性を定期的に確認し、デジタル技術の進展、情報セキュリティ上のリスク、事業上の必要性その他の環境変化を踏まえて、必要なシステム・サービスの導入、更新、構成および運用方法の見直しを継続的に行います。これにより、データおよびデジタル技術を安定的かつ安全に活用できるIT環境を維持し、DX戦略の実効性を確保します。
7．安全で強靱なデジタル業務基盤
当社は、重要情報、顧客情報、外部監査資料その他の業務情報について、クラウドサービスを中心とした情報管理を行い、ペーパーレスを基本とした業務運営を行っています。
デジタル技術を活用した業務運営においては、利便性や効率性のみならず、情報の機密性、完全性および可用性を確保することが重要であると考えています。
クラウド、Webフォーム、Web会議、電子契約、チャットボット、AI等を活用し、外部監査・顧問業務・顧客対応・社内業務を高度化します。
MFA、VPN、TLS、SPF・DKIM・DMARC、ESET、reCAPTCHA等により、デジタル業務を支える安全管理措置を講じています。
事業継続力強化計画に基づき、自然災害、サイバー攻撃、通信障害等を想定した業務継続体制を整備しています。
情報セキュリティについては、「情報セキュリティ基本方針」および社内規程等に基づき、アクセス権限管理、多要素認証（MFA）、VPNによる通信経路の保護、端末のセキュリティ対策その他必要な安全管理措置を講じています。
電子メールについてはMicrosoft 365を利用し、TLSによる暗号化通信に加え、SPF、DKIMおよびDMARCによる送信ドメイン認証を実装しています。業務で使用する端末にはESETによるセキュリティ対策を導入し、WebサイトについてもreCAPTCHAを活用するなど、デジタル環境全体の安全性向上に取り組んでいます。
また、独立行政法人情報処理推進機構（IPA）の「SECURITY ACTION（二つ星）」を宣言するとともに、中小企業等経営強化法に基づく「事業継続力強化計画」の認定を受けています。
8．DX推進体制とデジタル人材の育成
当社は、DXを特定のシステム担当者だけが行う取組みではなく、経営と事業運営に関わる継続的な取組みとして位置づけます。
DX推進責任者
各業務におけるデータ・デジタル技術の活用、業務プロセスの見直し、IT環境の整備、人材育成を継続的に推進します。
役職員は、それぞれの担当業務について、データおよびデジタル技術を活用した効率化、安全性の向上、業務品質の向上その他の改善可能性を継続的に検討します。
また、クラウドサービス、AI、情報セキュリティその他業務に関連するデジタル技術について、必要な知識の習得、社内教育および情報共有を継続的に実施し、デジタル技術を適切かつ安全に活用できる人材の育成に取り組みます。
9．DX戦略の達成状況を確認するための指標
当社は、DXを一時的なシステム導入にとどめることなく、その取組みが実際の業務運営およびサービス品質の向上につながっているかを継続的に確認します。
電子契約率
電子データ受領率
デジタル実施率
オンラインによる外部監査・面談・研修等について、全国対応可能な体制を維持します。
情報セキュリティ、デジタル環境およびAI・データを活用した監査品質について、継続的な点検・改善を行います。
なお、往査監査において、実査当日に被監査保険代理店が保有する書類等を紙媒体で査閲する場合がありますが、これは事前提出資料の受領とは区別して取り扱っています。
10．DX推進方針の評価・見直し
当社は、本方針およびDX戦略の取組状況について定期的に確認します。
デジタル技術の進展、AIの発展、情報セキュリティ上の脅威、法令・制度、顧客ニーズおよび当社を取り巻く事業環境の変化を踏まえ、必要に応じてDX戦略、業務プロセス、IT環境、人材育成および情報セキュリティ対策等を見直します。
また、DXに関する課題を継続的に把握し、その結果を次の改善につなげることで、DXの実効性と専門サービスの品質向上を図ります。
デジタル技術で、専門家の判断を置き換えない。
より重要な判断に集中するために活用する。
当社がDXを推進する目的は、デジタル技術を導入することそのものではありません。
当社の中核業務である外部監査やコンプライアンス支援では、事実を確認し、分析し、専門的な知見に基づいて判断し、その判断について責任を持つことが重要であると考えています。
一方で、資料の収集、情報の整理・分析、顧客とのコミュニケーション、契約、社内業務、監査結果の検証その他の業務プロセスについては、データ、クラウド、AIその他のデジタル技術を適切に活用することにより、効率性だけでなく、正確性、安全性、品質の一貫性およびサービスの継続性を高めることができます。
当社は、デジタル技術によって専門家の判断を置き換えるのではなく、専門家がより重要な判断、検証および助言に集中できる環境を整えるためにDXを活用します。
そして、保険代理店の所在地や規模に左右されることなく、全国のお客さまに対して安定した品質の外部監査・コンプライアンス支援を提供し続けることを目指します。
今後も、当社の経営理念である「不断研鑽」のもと、データとデジタル技術を適切かつ安全に活用しながら、専門家としての判断の質とサービスの品質を継続的に高めてまいります。
代表職務執行者 小島謙一